Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).
Administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Kegiatan administrasi bisa meliputi
- Penetapan rencana program
- Pengorganisasian
- Penajaman dan penyelenggaraan program
- Kegiatan pengawasan
- Kegiatan evaluasi
- Kegiatan pembuatan laporan dll
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi.
Kegiatan tata usaha atau kesekretariatan meliputi :
1. Tulis-menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program sampai evaluasi)
2. Surat-menyurat
3. Kegiatan kearsipan dan agenda
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
5. Pengiriman dan penerimaan surat
Kegiatan tata usaha yang memiliki aturan-aturan baku yaitu : surat-menyurat, kearsipan, agenda, buku induk dan buku agenda kegiatan.
A. Surat-menyurat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut surat-menyurat atau korespondensi.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis : surat pribadi, surat dinas (resmi) dan surat niaga.
Ada juga jenis surat yang lain : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian dan keputusan.
Bagian-bagian surat :
(1) Kop/ kepala surat
(2) Tanggal surat
(3) Nomor, lampiran, perihal
(4) Alamat tujuan
(5) Salam pembuka
(6) Isi surat
(7) Penutup
(8) Pengirim surat
(9) Tembusan
B. Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis seperti surat-surat dan dokumen-dokumen.
Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (surat, akta dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi yang disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Orang ahli yang biasanya mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Kegunaan arsip :
1) Sebagai pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
2) Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum.
3) Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa masa lampau.
4) Arsip memberikan jasa dalam perkembangan dunia keilmuwan.
C. Agenda
Buku agenda adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun periode yang berfungsi untuk mencatat surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar.
Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan) surat disebut agendaris.
Buku agenda terdiri dari 2 macam :
1) Agenda tunggal yakni agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda ganda yaitu agenda yang terdiri dari dua buku. Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk dan satunya lagi untuk mencatat surat keluar.
D. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
• Buku induk merupakan buku yang memuat data identitas pengurus/ anggota organisasi yang bersangkutan. Fungsi dari buku ini untuk menginventaris data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
• Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, instansi, badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan. (Syaiful Mustaqim)
Dirangkum dari berbagai sumber. Materi disampaikan dalam Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa MA Tasywiqul Banat Robayan, Kamis 15 Oktober 2015.
This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.
1 komentar:
Click here for komentarterima kasih informasinya sanggat bermanfaat
ConversionConversion EmoticonEmoticon